未経験からの社内SE業務でユーザに求められる文章力【翻訳力×簡潔さ】
未経験から社内SEとして就職する方向けに、社内SEの立場でユーザとのやりとりのときに必要となる文章力の参考情報を紹介します。
「未経験から社内SEに就職したけどユーザにうまく伝わらない・・」
「社内SEとして働きはじめたけど文章のやりとりがうまくいかないな～。。。」など。
こうした方向けに社内SEとして働くうえで、ユーザとのやりとりをうまく進めるための文章力を紹介します。
ここでのユーザとは社内SEとして働くときに対応する企業の情シス以外の方を指しています。
自分が社内SEとして働いた経験からの文章力でおさえるべきポイントの参考情報になります。
社内SE業務でのユーザ対応における文章の考え方
社内SEの業務のなかで発生するユーザとの文章のやりとりにおける考え方を紹介します。
社内SE業務で発生するユーザへの文章
社内SEの業務は基本的に企業内のIT全般を担当することになるため多岐に渡ります。
そして業務対応で発生するやりとりは企業内のユーザが対象となることが大半です。
そのため自然と企業内のユーザとやりとりする機会も多く発生します。
またそうしたユーザとのやりとりは文章で行われるケースも多くなります。
なぜかというとたいていの場合は一対多でのやりとりが多くなるためです。
基本的には情シスは少数の部門であることがほとんどで、少人数で多くのユーザを相手にします。
そのためユーザコミュニケーションのすべての場面で直接会話をしていては追いつかなくなります。
できるだけ文章で完結できるやりとりを増やしたほうが、業務の効率も上がり結果的に自分たちの負担も軽減できます。
ユーザからみた情シスからの文章
ユーザの立場からすると情シスから送られる文章は基本的に優先度は低いものになります。
たいていの場合は情シスとのやりとりで発生する業務はユーザの業務に直結しないと考えられているためです。
やりとりとしては、IT面のヘルプやシステム関連の対応、セキュリティ周りやIT関連の案内などなど。。
いろいろなものが発生しますが、その多くはユーザ業務とは間接的な関わりのものになります。
また実際には直接業務に関連するものであってもユーザ側としてはそう捉えていないケースも多いです。
そのためそうしたユーザ視点を理解したうえでの文章力というものが社内SEとしては求められます。
未経験からの社内SEに必要なユーザ対応時の文章力ポイント
こうしたことを踏まえて、未経験から社内SEとして働くうえで簡単に対応できてユーザ対応がすすめやすくなる文章力のポイントは２点です。
- 簡潔さ
- 翻訳力
これら２つの点をユーザへの文章で意識することで、ユーザとのやりとりがうまく進められるようになります。
ユーザ対応がうまく進むようになると結果的に業務効率化にもつながりますので、少しの意識で自分たちが楽をすることができます。
簡潔さ
ユーザ視点からすると中身を簡潔に理解できる文章が求められます。
たまにありがちなのが説明を丁寧にするために、詳しい情報や細かな情報までも伝えるため結果的に文章が難解になることです。
基本的にユーザにはやること、必要なことなどを簡潔に伝えることを優先することが一番です。
補足となる情報やできたら理解してもらいたい情報などがある場合には、追加の情報として加えるなどの形をとったほうがよいかもしれません。
とはいえどうしても中身が長くなる文章などもでてきますので、そうしたものをどう伝えていくかはむずかしいところですが。
そうした場合でもユーザは最後まで読まない、すべてを理解しては読まないという考えのもとで文章を構成するようにします。
必要な情報はすべて出しつつも、社内SEの立場から優先して理解してほしい部分をまずは伝えるような形をおすすめします。
翻訳力
ユーザによりITリテラシは様々ですが、基本スタンスとしてはだれでも理解できるレベルの文章が求められます。
とくにIT知識がある方や他のIT職種から転職した場合などは、文章でも当たり前のようにIT用語を使いがちです。
しかしユーザはそうした知識がない方も多くいます。
ユーザ視点では優先度が低い文章になることが多いため、わからない内容がでてくると読み流すか質問するかいずれかが多いです。
そうなると結果的に情シス側での負担が増えることになります。
情シス側の無用な負担を軽減するためにも、IT系の用語や説明はだれでも理解できるレベルで翻訳して伝えることが重要です。
未経験からの社内SE業務でユーザに求められる文章力まとめ
未経験からの社内SE業務でユーザに求められる文章力のまとめです。
- 社内SEは企業内ユーザと一対多での対応が多く、文章での対応も多い
- 文章で完結できるやりとりを増やすと業務効率が上がり負担軽減となる
- ユーザからみた情シスからの文章は基本的に優先度は低いと考えられる
- ユーザ対応では２点を意識した文章がおすすめ
- 簡潔さ。ユーザには必要なことを簡潔に伝えることが重要
- 翻訳力。IT系の用語・説明はだれでも理解できるレベルで翻訳し伝える
未経験からの社内SEとして働くうえでの参考情報はこちらでも紹介しています。
